Pre-employment screening in de logistiek: wat het is en waarom je het nodig hebt

Pre-employment screening is een onderzoek dat een werkgever laat uitvoeren voordat een kandidaat daadwerkelijk in dienst treedt. Het doel is een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de betrouwbaarheid, achtergrond en integriteit van een sollicitant, dus verder dan alleen het cv en het sollicitatiegesprek.

Anders dan wat de naam soms doet vermoeden, is PES aanzienlijk breder dan een simpele ‘achtergrondcheck’. Het combineert meerdere bronnen en controles tot één samenhangend risicobeeld van de kandidaat.

Een gedegen screening van sollicitanten bestaat doorgaans uit een combinatie van de volgende onderdelen: verificatie van identiteit en diploma’s, controle van het arbeidsverleden en het opvragen van referenties, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en, specifiek voor de logistieke sector, een raadpleging van het Waarschuwingsregister Logistieke Sector (WLS). Afhankelijk van de functie kan hier ook een beperkte financiële achtergrondcheck bij komen, omdat financiële problemen soms samenhangen met een verhoogd fraudegevaar.

In transport en logistiek liggen de risico’s net iets anders dan in een gemiddeld kantoorberoep. Denk aan diefstal van lading of brandstof, het doorspelen van route- en laadinformatie aan criminele netwerken buiten het bedrijf, afpersing, en fraude met uren of kilometers. De nationale richtlijn pre-, in- en post-employment screening noemt transport en logistiek dan ook als sector waar dit type risicobeoordeling bijzonder relevant is.

Niet elke functie vraagt om dezelfde diepgang van screening. Een chauffeur met toegang tot hoogwaardige lading vraagt om een uitgebreider screeningsprofiel dan een administratief medewerker zonder toegang tot goederen of geld. Kies het screeningsniveau dus altijd in verhouding tot het functierisico. Dit is ook in lijn met de proportionaliteitseisen die de AVG stelt aan het verwerken van persoonsgegevens.

Begin met het vaststellen van een risicoprofiel per functie: welke toegang heeft de rol tot goederen, geld, sleutels of informatie? Vraag vervolgens standaard een VOG aan met een passend screeningsprofiel. Raadpleeg als deelnemer het Waarschuwingsregister Logistieke Sector. Controleer referenties van eerdere werkgevers actief, in plaats van ze alleen op het cv te vermelden. Leg daarnaast het screeningsbeleid schriftelijk vast, inclusief de manier waarop je sollicitanten hierover informeert en om toestemming vraagt. Dit is verplicht onder de AVG.

Door deze stappen te combineren, bouw je een screeningsproces dat verder gaat dan een enkele check en dat specifiek is toegesneden op de risico’s van de logistieke sector. Meer weten over hoe het WLS hierin een rol speelt? Lees ons artikel over wat het Waarschuwingsregister Logistieke Sector precies inhoudt.