Privacy verklaring Stichting Waarschuwingsregister Logistieke Sector (Stichting WLS)

Doel van de Privacy verklaring

De Stichting WLS vindt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van groot belang. De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) is geïmplementeerd in de werkprocessen van Stichting WLS. De verantwoordingsplicht is hierbij een van de centrale uitgangspunten. De Stichting WLS moet aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kunnen tonen, dat zij aan de voorwaarden in de AVG voldoet. Eén van die voorwaarden is, dat de Stichting WLS mensen goed informeert over de verwerking van haar persoonsgegevens.

Verwerking persoonsgegevens

Stichting WLS

De Stichting WLS is verwerkingsverantwoordelijke voor het Waarschuwingsregister Logistieke Sector (WLS).

Het WLS

Het doel van het WLS is een veilige en integere transport- en logistieke sector met minder criminaliteit. Dit is gelijktijdig het gerechtvaardigde belang van de Stichting WLS om persoonsgegevens in het WLS te verwerken. Het WLS bevat gegevens van personen die frauduleuze of andere criminele activiteiten tegen werkgevers, hun werknemers en hun klanten hebben ondernomen. Dit zijn n.a.w.-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, strafrechtelijke gegevens, correspondentie inzake reden van melding, ontslagbrief en proces-verbaal van aangifte. Ook de contactgegevens van de Deelnemer (bron) die deze gegevens heeft aangeleverd.

Ontvangers van persoonsgegevens zijn:

• Het Bestuur en hiervoor geautoriseerde functionarissen van de Stichting WLS
• Functionarissen van de Bewerker die namens en in opdracht van de Stichting WLS persoonsgegevens verwerken
• Geautoriseerde functionarissen van tot het WLS toegelaten Deelnemers in de sector transport en logistiek
• Geautoriseerde functionarissen van Derde organisaties (zoals uitzendbureaus) die in opdracht van en ten behoeve van Deelnemers het WLS toetsen
• De Raad van Toezicht WLS
• De Geschillen Commissie WLS
• De Audit Commissie WLS

Deelnemers

Organisaties in transport- en logistieke sector kunnen onder bepaalde voorwaarden worden toegelaten tot het WLS. Die organisaties heten Deelnemers. Deelnemers kunnen van sollicitanten nagaan of zij in het WLS voorkomen. Het WLS is uitsluitend met een zoeksleutel te bevragen op achternaam, geboortedatum en geslacht. Het WLS kan ook worden bevraagd door Derde organisaties. Dit zijn uitzendbureaus die personeel voor Deelnemers werven. Dit mag, net als bij Deelnemers, alleen onder strikte voorwaarden.

Deelnemers en uitzendbureaus moeten sollicitanten vooraf informeren over het bevragen van het WLS. Ook over de rechten en plichten die de sollicitant heeft. Indien bij een bevraging een match volgt, moet de bevragende Deelnemer of Derde organisatie aan de sollicitant toestemming vragen voor het benaderen van de contactpersoon van het (bron)Incidentenregister. Alleen met die toestemming mag door de bron aanvullende informatie worden verstrekt. Op basis daarvan kan de Deelnemer besluiten om een sollicitant wel of niet aan te nemen.

Incidentenregisters

Deelnemers beschikken in hun organisatie over een Incidentenregister. Hiervoor zijn zij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Deelnemers verwerken in dit register persoonsgegevens van medewerkers die jegens hen, hun medewerkers of klanten fraude of andere criminele activiteiten hebben begaan. Ook weer met een soortgelijk doel als die van het WLS.

Het Incidentenregister bevat zodoende het volledige dossier m.b.t. de criminele handelingen van een persoon. Het is uitsluitend bedoeld voor gebruik binnen de eigen organisatie van de Deelnemer. Toegang hebben een beperkt aantal HRM en/of beveiligingsfunctionarissen. Het doel van het Incidentenregister voorziet ook in de mogelijkheid om bepaalde persoonsgegevens aan het WLS door te geven. Dit zijn de hierboven bij het WLS genoemde persoonsgegevens. Een Incidentenregister functioneert zodoende als bron voor het WLS.

Deelnemers en uitzendbureaus moeten sollicitanten vooraf informeren over het bevragen van het WLS. Ook over de rechten en plichten die de sollicitant heeft. Ingeval bij een bevraging een match volgt, moet de bevragende Deelnemer of Derde organisatie aan de sollicitant toestemming vragen voor het opnemen van contact met de contactpersoon van het (bron)Incidentenregister. Alleen met die toestemming mag door de bron aanvullende informatie worden verstrekt. Op basis daarvan kan de Deelnemer besluiten om een sollicitant wel of niet aan te nemen.

Ontvangers van persoonsgegevens zijn:

• Functionarissen van de Deelnemer en de Derde organisatie die hiervoor zijn geautoriseerd
• Andere deelnemende bedrijven aan het WLS (Deelnemers)
• Derde organisaties die hiervoor door een Deelnemer zijn gemachtigd (zoals uitzendbureaus)
• De Stichting WLS en het Secretariaat WLS
• De Geschillen Commissie WLS
• De Audit Commissie WLS
• Politie en Justitie

Bewaartermijnen van persoonsgegevens

De bewaartermijn voor het WLS is maximaal 4 jaar. Voor de Incidentenregisters 8 jaar. Deze bewaartermijnen gelden als er geen nieuwe incidenten en meldingen over een medewerker worden toegevoegd. Gebeurt dit wel, dan begint een bewaartermijn opnieuw vanaf de laatste toevoeging.

Beveiligingsmaatregelen

De Stichting WLS, Deelnemers en Derde organisaties zorgen voor passende beveiliging om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit gebeurt in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en gebruikelijke beveiligingsstandaarden.

Uw privacy rechten

Inzage. U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Uw inzageverzoek wordt in beginsel binnen een maand behandeld. Klik hier voor nadere informatie.

Rectificatie. Als uw persoonsgegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen. Ook dan wordt uw verzoek in beginsel binnen een maand behandeld. Klik hier voor nadere informatie. 3 Wissen / Vergetelheid. U kunt, in een aantal gevallen vragen om uw gegevens te wissen. Klik hier voor nadere informatie.

Wissen / Vergetelheid. U kunt, in een aantal gevallen vragen om uw gegevens te wissen. Klik hier voor nadere informatie.

Beperking van de verwerking. U kunt vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.
Kennisgeving rectificatie / wissing /beperking. De verwerkingsverantwoordelijke stelt iedere ontvanger van uw persoonsgegevens in kennis van elke rectificatie of wissing of beperking. Dit hoeft niet als dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt u informatie over deze ontvangers indien u hierom verzoekt. Klik hier voor nadere informatie.

Bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Klik hier voor nadere informatie.

Indienen klachten

Als u van mening verschilt over de rechtmatigheid en juistheid van de over u opgenomen gegevens, kunt u een klacht indienen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Komt dit niet tot een oplossing voor u, dan kunt u een klacht indienen bij de Geschillencommissie van de Stichting WLS, email info@stichtingwls.nl. Komt u er met de Commissie niet uit, dan kunt u nog een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Klik hier voor de link naar de website.

Meer informatie

U kunt meer informatie over de beide registers, uw rechten en uitzonderingen hierop, vinden in het Protocol WLS en het Handboek WLS. Klik hier voor de link naar de website. Daarnaast kunt u de website van de AP raadplegen, klik hier voor de link.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft voor het WLS een verklaring van rechtmatigheid (vergunning) voor onbepaalde tijd afgegeven. Klik hier voor nadere informatie.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Voor het WLS en de Incidentenregisters wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

Doorgifte buiten de EU

Doorgifte van persoonsgegevens uit het SWLS en de Incidentenregisters naar ontvangers in landen buiten de EU/EER is niet aan de orde.

Contactpersoon

Voor vragen over deze privacy verklaring, klachten of gebruik van een recht betreffende het WLS kunt u contact opnemen met Martin Plak.

Telefoon 088 – 1125222 of email info@stichtingwls.nl

Als het gaat om uw rechten met betrekking tot een Incidentenregister, dan dient u contact op te nemen met de contactpersoon van de betreffende Deelnemer.